Verimli bir fuar geçirmek için, yaptığımız yatırımın karşılığına almak amacıyla fuara nasıl hazırlanmak gerekiyor? Fuar için nasıl bir hazırlık süreci gerekiyor? Fuara nasıl hazırlanılır?

Gerçekten de fuara hazırlık nasıl yapılır? Bir başka deyimle fuar operasyonları nasıl işlerden oluşmaktadır?

Verimli fuar hazırlığı nasıl olmalıdır?

Dahada önemlisi fuarlardan en iyi verim alma yolları nelerdir? Verimli bir fuar geçirmek için nasıl bir hazırlık süreci geçirmemiz gerekir?

Fuardan verim almak için 5 ayrı zaman dilimde çeşitli çalışmalar yapmamız gerekiyor. Fuardan verim almak için sadece fuar öncesi ve fuar süresince değil, fuardan sonrasını da kapsayacak bir çalışmayı planlamamız gerekir.

Değerlendirme aşamasında

Fuara doğru hazırlanmak için hazırlık sürecimizin ilk aşaması Değerlendirme aşamasıdır.

Öncelikle durum değerlendirmesi yapıp, bizim nerde olduğumuzu, müşterimizin kim olduğunu, sorunumuzun ne olduğunu neden fuara katılmamız gerektiğini düşünüp kendimize bir hedef koymalıyız.

Sonra bu hedefe ulaşmak için gerçekten bir fuara mı katılmalı yoksa başka bazı etkinliklerle mi müşteriye ulaşmamızı test etmemiz faydalı olur.

Bakınız: Fuara Neden Katılıyoruz?

Fuara katılma kararını verdikten sonra da hangi fuara katılmamızın bize fayda getireceğini incelemeliyiz.

Bakınız: Hangi Fuara Katılmanız Gerektiğine Nasıl Karar Veriyorsunuz?

Bir başka deyişle, fuar katılımı stratejik pazarlama planımızın bir parçası, müşteriye direkt ulaşmak, kendisine kendimizi anlatma, müşterimizin geri bildirimlerini dinleme planımızın bir parçası olmalı.

Ön hazırlık aşamasında

Fuara verimli hazırlanmak için hazırlık sürecimizin ikinci aşaması Ön Hazırlık aşamasıdır.

Fuar konusuna karar verdiğimizde fuar satış temsilcisine kendimizi, sektörümüzü, problemimizi ve katılma amacımızı anlatmalıyız. Satış temsilcisi doğru bir fuara katıldığımız teyit ederse kendisine fuarın bir önceki yılı ile ilgili bilgiler sormamız gerekir.

Geçen sene fuara kimler katıldı, kaç firma, kaç m2 ile katıldı. Kaç tekil ziyaretçi geldi; Gelen ziyaretçinin satın alma gücünü, sektörün profilini, demografik profilini sormamız gerek.  Hatta fuar ziyaretçileri arasından “persona çalışması” veya “ziyaretçi profilleri” çalışması yaptıysalar raporlarını isteyip bilgi edinmemiz fuardaki varlığımızı şekillendirme açısından çok ufuk açıcı olabilir.

Kesin katılma kararını vermeden önce, şirket içi ekibimizle değerlendirme toplantıları yapmalı; olası hazırlıkları konuşmalı, hedef konmalıdır. Fuara katılım ile ilgili bir plan, proje yapmalı ve mutlaka tüm harcamaları içerecek tahmini bütçemizi hazırlamamız gerekir.

Katılma kararımız ağır basıyorsa, ekip olarak da ön hazırlığımızı yapıp, projemizi, planımızı, bütçemizi yaptıktan sonra sözleşmeyi yapmamız gerekir.

Bakınız: Fuara Katılım Bütçesi Nasıl Yapılır?

Hazırlık aşamasında

Fuara güzel hazırlanmak sürecinin üçüncü aşaması Hazırlık aşamasıdır ve en uzun süren aşamadır.

Mutlaka bir Fuar Yöneticisi, belirleyin. Kendisi tüm fuar katılım projesini yönetecek kapasitede bir yönetici olmalıdır. Kendisiyle birlikte çalışacak şirket içinden çalışanların katılımı ile de Fuar Yönetim Ekibi belirleyin.

Fuara katılma sebebiniz ile ilgili olarak, hangi ürünleri sergileyeceğinizi planlayın. Ürünlerinizi sergileyecek ideal standın şeklini de hayal edin.

En ucuz fiyatı vermese de en iyi iletişim kuracağınız, en çok güvendiğiniz fuar stand hizmeti veren şirketle anlaşın. İhtiyacınızı kendilerine doğru bir şekilde anlatıp size doğru çözümler üretecek bir stand tasarımı talep edin.

Bakınız: Nasıl Bir Fuar Standına İhtiyacımız Var?

Bakınız: Fuar Standınız Yaptırırken Nelere Dikkat Etmeniz Gerekiyor?

Bakınız: Nasıl Bir Stand İstediğimizi Nasıl Anlatabiliriz?

Standınızı tasarlayıp, netleştikten sonra, fuardaki dağıtacağınız kartvizit, broşür, katalog, pazarlama ürünlerinizi, promosyon, numune ve yapacaksanız tadım panelinizin içeriklerini hazırlayın. Fuar organizatörünün sunduğu sponsorluk ihtimallerini değerlendirin. İmkânınız varsa ve fuarda daha fazla dikkat çekmek istiyorsanız ticari sunum veya standınızda kokteyl gibi bir etkinlik düzenleyin.

Fuara standında ekibinizden kimin ziyaretçilerden kimlere ne anlatacağını iyi planlayın. Ekibinizi önden eğitin. Gelen insanların kaydının nasıl tutulacağını iyi planlayın. Nasıl gideceğinizi, nerde kalacağınızı, günlerinizi nasıl geçireceğiniz, standınızda nasıl bir çalışma planı içinde olacağınızı, yemek molalarınızı, saatlerinizi, akşam yemeklerini ve diğer etkinliklerinizi önceden planlayın.

Bakınız: Fuarda Ziyaretçiyi Kazanmak İçin Kim Kime Ne Anlatacak?

Ürünlerinizi fuara taşıyacak olan fuar lojistik şirketini doğru seçin. Ucuza götürebileceklerini iddia eden şirketle değil size ürünlerinizi zamanında ve problemsiz teslim edebileceğine dair garanti veren, güven veren, deneyimli bir şirketle çalışın. Taşıma süreci ile ilgili talimatlarına dikkatlice uyun.

Fuar tarihi yaklaştıkça hem stand firmasının ihtiyaç duyduğu bilgiler için Katılımcı El Kitabını mutlaka okuyun. Fuar kataloğunda düzgün görünmeniz için sizden istenen bilgileri düzgün bir şekilde zamanında iletin.

Bütçenizi netleştirirken fuar organizatörüne ödeyeceğimiz yer kirasının yanı sıra stand yapım bedeli, pazarlama iletişim giderleri, fuarda dağıtılacak pazarlama malzemelerini, seyahat, konaklama, ağırlama bedellerini, fuar lojistik giderlerini, fuar sonrası müşteri iletişim giderlerinizi de dikkate almayı unutmayın.

Bakınız: Fuara Katılım Bütçesi Nasıl Yapılır?

En önemlisi de standınızda görmek istediğiniz var olan müşterinizi, kaybettiğiniz eski müşterilerinizi ve de kazanmak istediğiniz müşteri adaylarını standınızda toplantıya, görüşmeye, tanışmaya, ilişki tazelemeye davet edin. Kendileri ile fuardan önce randevulaşın. Fuara davetinizi yaparken pazarlama iletişim karmasındaki hangi araçların daha anlamlı olacağını iyi değerlendirin. Fuara davet ederken, kendi düğününüze, davetiye gönderiyormuşsunuz gibi insanları teker teker değerlendirip, 2-3 kanaldan fuarda standınıza davet edin.

Bakınız: Verimli Bir Fuar İçin Neden Müşterilerimizi Fuara Davet Etmeliyiz?

Bakınız: Fuar Standınıza Bol Ziyaretçi Nasıl Çekilir?

Bakınız: Yep Yeni Müşterileri Fuar Standımıza Nasıl Çekeriz ?

Kurulum aşamasında

Fuara iyi hazırlanmak için hazırlık projemizin dördüncü ve kısa sürede bitmesi gereken en telaşlı aşaması Kurulum aşamasıdır.

Standınızın kurulum süreci ile ilgili, lojistik, stand ve diğer tedarikçi şirketlerle önceden yaptığınız çalışma planını denetleyin. Özellikle stand şirketinin İş Sağlığı ve Güvenliği kuralları çerçevesinde çalıştığından emin olun. İyi planlama size rahat bir hazırlık süreci geçirmenizi sağlar.

Fuar Günlerinde

Fuara doğru hazırlanmak için hazırlık çalışmalarımızın beşinci ve yine kısa süren en keyifli aşaması Fuar Günleri aşamasıdır.

Ne olursa olsun motivasyonunuzu çok yüksek tutun. Artık perde açıldı. Sahnedesiniz.

Standınızda, güler yüzlü ve misafirperver olun. Davet ettiğiniz ve etmeseniz de rastgele gelen tüm misafirlerinizi yüksek bir ilgi ile ağırlayın. Her türlü talebe cevap verin. Dostluğunuzu, muhabbetinizi geliştirin. Ekipçe yaydığınız pozitif enerji ile standınızı bir çekim noktası haline getirin.

Olası problemler karşısında soğukkanlı davranın. Çözüm üretin. Zamanınızı küsmek, kızmak, hesap sormak, intikam almak, bağırmak için harcamayın. Standınızda boş kaldıysanız, fuarı gezin, rakipleri izleyin, standınızı dışardan izleyin.

Fuarlar panayır değildir. Eşzamanlı gürültülü müzik yayını yapmayı. Sergilediğiniz ürünleri koridorlara taşırmayın. Çevre standları rahatsız etmeyin. Önemli ziyaretçilerinizi kaçak yollarla fuar alanına sokmaya çalışmayın.

Söküm aşamasında

Fuara planlı hazırlanmak için sürecimizin altıncı ve belki de en kısa süren aşaması Söküm aşamasıdır.

Söküm aşamasında, ürünlerinizin paketlenmesi, geri gönderim hazırlığına dikkat edin. Fuar Lojistik Şirketi ve stand yapım şirket ile çıkışınızı iyi planlayın. Kritik ürünleriniz fuar sandıklarına konmadıkça bir personeliniz alanı terk etmesin.

Fuar Sonrasında

Fuara verimli hazırlanmak için hazırlık sürecinin sonuncu ve belki de en önemli aşaması Fuar Sonrası aşamasıdır.

Döner dönmez tüm fuar ekibinin dinlendiğinden emin olun.

Fuar Yöneticisine ve ekibine fuar bütçesini kapatması için talimat ve öncelik verin.

Fuarda sizi tanıyanların size sipariş geçeceğini umut etmeyin! Sakın beklemeyin! Kalmadı öyle bir dünya! Kendiliğinden arayan olursa mucize yaşıyorsunuz!

Satış ekibinin de ofise döner dönmez fuar iznini kullandıktan sonraki günden itibaren 1 hafta içinde, başka hiçbir işe bakmadan, sizi fuar standında ziyarete gelen herkesi mutlaka telefonla aramasını, e-posta ile teşekkür etmesini sağlayın. Fuar stand ziyaretçilerinizi ofisinize, mağazanıza veya fabrikanıza davet edin. Ya da siz kendilerini ziyarete gidin. Bu girişimleriniz sonucunda kısa vadede, orta vadede ve uzun vadede sipariş alıp satış yapmanız mümkün olur.

Bakınız: Fuardan Sonra Nasıl Satış Yapılır?

Fuarı 3 aşamada değerlendirin. Fuar sonrası döner dönmez ilk raporlar ve ilk izlenimler, 15 gün sonra tüm standınızı ziyaret edenlerle temas kurduktan sonra ve fuardan 6 ay gibi bir süre geçtikten sonra.

Bazen fuar standınıza gelen 200 kişiden 2 kişi bile 6 ay içinde verdikleri siparişlerle fuar katılım bütçenizin karşılamasını sağlayabilirler. Üstelik bu yeni 2 kişi gelecekte de çalışmaya devam edebileceğiniz müşterileriniz arasına katıldı bile.

Nasıl Destek Olabiliriz?

Size nasıl destek olabiliri? Yazın, arayın, konuşalım!

Aktif olduğumuz platformlardan Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube kanallarımızdan birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz.

Fuarda Müşteri Bulmak, Satış Yapmak İçin Fuara Nasıl Hazırlanmak Gerekir?

Fuarda müşteri nasıl bulunur? Fuarda müşteri bulmak için nasıl bir hazırlık yapmalısınız?

Fuara harcadığınız bütçe karşılığında, standınızın ziyaretçilerle dolup taşması için ve aralarından sipariş yazdıracak, satış, ihracat yapabileceğiniz müşterileri bulmanız için fuara nasıl hazırlanmak gerekir?

Fuarista Fuara Hazırlık Eğitimlerinde, fuarlara katılan şirketlere, fuardan verim almak için A’dan Z’ye nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

24 Mayıs 2025 Cumartesi günü saat 09:30 ile 13:00 arasında Türkiye’nin her bölgesinden ilgilenen şirket yöneticilerinin katılabilmesi için Zoom ortamında Fuardan Müşteri Bulma Eğitimini düzenliyoruz. Katılacakları fuardan nasıl müşteri bulabileceklerini öğrenmek isteyen şirket yöneticilerini bekliyoruz.

🗓 24 Mayıs 2025, Cumartesi
🕑 Saat 09:30 – 13:00
💻 Online

Ofisinizde Size Özel Fuara Hazırlık Eğitimi

Fuara doğru hazırlanmayı arzu eden şirketlere 1 gün boyunca ofislerinde misafir oluyoruz. Kendi niyetlerini, kendi isteklerini, hedeflerini dinliyoruz. Ürünlerini, sektörlerini ve müşteri profilini dinliyoruz. Sonra hep birlikte hedefler koyup bu hedeflere ulaşmak için uzun uzadıya, kendilerine özel olarak fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlatıyoruz. Hedef koymadan, standa, personelden, ürüne, fuarda davranıştan, misafir ağırlamaya kadar onlarca konu hakkında konuşuyoruz.

Fuara nasıl hazırlanırlarsa, daha çok ziyaretçi ağırlayabileceklerini anlatıyoruz. Fuar sonrasında da müşteriye çevirmek için nasıl davranmaları gerektiğini anlatıyoruz.

Katılacağınız fuarda standınızda bol bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabileceğiniz, satış ihracat yapabileceğiniz müşteriler bulabilmek için, şirket yöneticilerinize hitaben, şirketinize özel Fuara Hazırlık Eğitimi düzenleyelim mi?
Sizin ofisinizde fuarla ilgili tüm yönetim kadronuza size özel bir eğitim düzenleyelim mi? 

Fuara Hazırlık Eğitimlerimiz

Fuardan Müşteri Bulma Eğitimi

• Stantlarında bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabilecekleri, satış ihracat yapabilecekleri müşteri adayları bulabilmeleri için, fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğinin anlatıldığı
• lojistik ve stand konularından bahsedilmeyen
• sadece müşteri bulma eğitim.

Fuardan Verim Alma Eğitimi

• Stantlarında bol ziyaretçi ağırlamak ve aralarından sipariş alabilecekleri, satış ihracat yapabilecekleri müşteri adayları bulabilmeleri için, fuara nasıl hazırlanmaları gerektiğini anlattığımız,
• hem stand ve lojistik konuları ele aldığımız
• fuardan müşteri bulma ve verim alma eğitimi

Daha güzel bir fuar deneyimi, fuardan yüksek verim almak, fuarda standınıza bol ziyaretçi çekmek, bu ziyaretçiler arasından da gerçek müşteriler bulmanız için, nasıl bir çalışma yapmanız gerektiğini Fuarista Eğitimlerinde anlatıyoruz, bloğumuzda yazıyoruz ve arzu eden şirketlere birebir destek vermek için Fuara Hazırlık Danışmanlığı hizmeti sunuyoruz.

İhtiyacınız varsa yazın, arayın, size destek olalım

Aktif olduğumuz platformlardan Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram ve Youtube kanallarımızdan birinden veya tümünden haftalık paylaşımlarımızı izleyebilirsiniz.

Fuarlardaki başarınıza katkımızın olması dileğiyle!

İstanbul, 30.09.2019